2016蒙特利尔国际龙舟赛暨龙舟文化节
组织机构和工作职能
为了更好地开展2016蒙特利尔国际龙舟赛暨龙舟文化节的筹备工作，保障赛事和文化节的顺利进行，特制定本细则。
一、主办单位和协办单位
组委会成员由主办单位、协办单位及其他成员组成。
1、主办单位：
蒙特利尔中华文化艺术基金会
H2O playground / 22Dragon
2、协办单位：
北美文化产业促进会
华侨新报
魁北克中华企业家协会
加拿大魁北克中华餐饮协会
加拿大满地可雄鹰体育会
加拿大工艺品进出口有限公司
二、组委会由名誉主席、主席、副主席、秘书长和副秘书长等组成为常务委员会和若干工作组组成。
-组委会常务委员会：
名誉主席：中国驻蒙特利尔总领事 彭惊涛先生
蒙特利尔市市长 丹尼.科戴尔先生
主 席：黄显淑
副主席：郭 俊、张 健、贾 明、石耀华、钟启诚、张 强
秘书长：唐文芳、Stephanie Lopez
副秘书长：郑小峰，徐晓霞，刘小龙
-工作组及负责人：
总策划 总 指 挥： 黄显淑女士
总协调，活动策划： 郭 俊先生
1、后勤组： 钟启诚
2、宣传组： 张 健
3、美食组： 石耀华
4、侨界协调组： 贾 明
5、工艺品组： 张 强
6、赛事协调： Stephanie Lopez
7、国内来团接待组： 张 建
8、华商招商组： 张 健
9、财务组： 徐晓霞
10、影像组： 郭 俊
11、侨社龙舟竞赛组： 贾 明
12. 秘书组： 唐文芳
三、组委会工作小组工作职能
（一）总策划，总负责 黄显淑工作职能：
1、负责同两级政府，总领馆的沟通协调，包括邀请主要领导，国会议员参加开幕式。
2、负责活动经费的筹集。
3、负责组委会的统筹工作。
4、负责活动的总策划和总指挥。
5、负责协调CTV，在《今日中国》栏目现场采访和播放活动专题报道
6、负责活动期间为北京憨福尔智障儿童基金会筹款和捐款的慈善活动。
（二）总协调，活动策划工作职能（负责人：郭俊）：
1、对2016蒙特利尔国际龙舟赛暨龙舟文化节进行全面策划和协调，重点策划龙舟文化节。
2、负责本次活动流程策划并组织实施。
3、负责制作本次活动海报。
4、负责制作活动招商策划书（中文、法语版本）及招商宣传视频。
5、负责安排和协调各工作组工作。
6、负责各类文字材料和文件的组稿。
7、负责协调和配合宣传组做好对外宣传工作。
8、负责保持与总负责和各部门之间的信息通畅。
（三）后勤总务工作职能（负责人：钟启诚）：
1、负责运动员入场场地划分和入场引导工作；
2、负责活动期间外邀国内人员的演出所需物品的搬运、保管等工作；
3、负责活动期间现场的安全与管理；
4、负责活动期间现场所需用品采购、制作、保管与发放等工作，如：活动期间用
的大气球、祭祀用的屈原图像（易拉宝制作）、各类旗子收集与采购、踩龙船
用的龙船制作、舞台布置、剪彩用品等（参考活动流程说明）；
5. 负责商展摊位的搭建和安排。
6、负责做好与总协调之间的信息沟通和反馈。
（四）宣传组工作职能（负责人：张健）：
1、活动前期：以宣传活动招商为主，全面介绍本次活动，达到尽可能多的商人或
商业团体参加广告赞助；
2、做好各类广告赞助的落实，收费和登记工作。
3、负责活动手册的制作和插页广告招商
4、活动中期：在蒙城各大媒体刊登宣传活动信息，并跟踪报道本次活动。
5、负责宣传北京憨福尔智障儿童筹款义卖，以获得社会各界的支持和赞助。
6、负责制作邀请各社团侨领的邀请函并发出邀请，登记支持单位名单并在报上刊
登宣传。
7、活动后期：在媒体刊登鸣谢，宣传比赛成绩，并跟踪报道。
8、其他不同形式的新闻报道。
（五）美食组工作职能（负责人：石耀华）：
1、负责美食品摊位（每个摊位尺寸是：10米×10米）的招商，其中中华美食招商
10个摊位；负责本地西式美食（如枫糖、希腊食品、法式食品等）招商10个
摊位。
2、负责美食展区的所有客户资料的整理、联系与协调管理工作。
3、负责做好本责任区的广告招商费用登记、收费与统计工作。并将所有收费、统
计资料和款项转给财务组统一管理。
4、负责做好与总协调之间的信息沟通和反馈工作。
（六）侨界协调组（负责人：贾明）:
1、负责与侨界协调，争取各侨团的支持和参与。
2、负责侨领到场出席开幕式的名单登记和落实。
3、负责到场侨领的接待。
（七）华商招商组工作职能（负责人：张健）：
1、负责其他用品，贾明配合负责（如：体育产品，太阳镜销售商、礼品销售商、
饮品销售商等）。
摊位（每个摊位尺寸是：10米×10米）的招商，合计10个摊位。
2、参与广告区（如河道两侧、赛道命名、气球广告等，具体见广告招商说明细则）
的招商，一旦招商成功，就要对招商客户的信息进行登记和管理。
3、负责对己招商展区的所有客户资料进行整理、联系与协调管理工作。
4、负责做好本责任区的广告招商费用登记、收费与统计工作。并将所有收费、统
计资料和款项转给财务组统一管理。
5、负责国内外邀人员乘坐的交通车的招商工作（郭俊配合）。
6、负责做好与总协调之间的信息沟通和反馈工作。
（八）工艺品组工作职能（负责人：张强）：
1、负责中外工艺品，书法和绘画摊位（每个摊位尺寸是：10米×10米）的招商10
个摊位。
2、参与广告区（如河道两侧、赛道命名、气球广告等，具体见广告招商说明细则）
的招商，一旦招商成功，就要对招商客户的信息进行登记和管理。
3、负责工艺品展区和己招商展区的所有客户资料进行整理、联系与协调管理工作。
4、负责做好本责任区的广告招商费用登记、收费与统计工作。并将所有收费、统
计资料和款项转给财务组统一管理。
5、负责联系若干国内龙舟队来蒙参赛。
6、负责做好与总协调之间的信息沟通和反馈工作。
（九）竞赛协调组工作职能（负责人：Stephanie Lopez ）：
1、负责龙中国舟竞赛队人员的联系接待（费用由参赛队自理）。
2、负责做好中国参赛队的注册登记、联络和协调工作。
3、负责向老外主办方收集竞赛全程的摄录视频、照片等的考比并转给总协调处。
4、负责竞赛现场与文化演出现场的时间协调工作（如：竞赛时需要停止演出，竞赛休赛时，演出进行等）。
5、 负责中国队和加拿大其他城市华人参赛队的调度（联络和协调等）和管理工作；
6、负责两个场地之间的所有相关协调工作。
7、负责与总协调之间的信息沟通与反馈工作。
8、负责做好信息沟通与反馈工作。
（十）国内外邀人员接待组工作职能（负责人：张建）：
1、负责国内外邀人员（演出部分人员）的接机与送机、安排宾馆入住 、活动期
间的交通联系安排等管理工作。
2、负责活动期间的国内外邀人员的安全与管理（如若发生任何安全意外，负责及
时安排处理）。
3、负责及时沟通和信息反馈。
（十一）财务组工作职能（负责人：徐晓霞）：
1、负责制定活动的财务预算。
2、负责制定从活动筹备开始、活动运行到活动结束为止的整个期间的财务管理制度。
3、负责对整个活动期间的财务支出进行有效地财务管理和控制。
4、负责整个活动期间的广告招商收益的收费、统计和账目登录等财务管理工作。
5、负责完成整个活动的财务报表。
6、负责及时沟通信息和信息反馈。
（十二）影像组工作职能（负责人：郭俊）：
1、负责录制文化演出全程的视频前后期制作。
2、负责对活动期间的相关场景进行专题拍摄与后期制作。
专题内容：
活动开幕式专题
舞龙、舞狮、踩龙船专题
展品展位专题
祭祀仪式专题
舞台演出专题
运动员专题
龙舟赛竞赛专题
侨领及社团专题
义工服务专题
为中国智障儿童憨福尔义卖捐款专题
人员写真专题（嘉宾、运动员、赞助商、义工、礼仪人员、演出人员等）
活动花絮专题
3、负责对所有视频、照片进行规整与剪辑处理。
（十三）侨社龙舟竞赛组的工作职能（负责人：贾明：
1、负责召集和组织各侨社社团参赛队伍。
2、负责拟报总负责关于侨社龙舟赛竞赛规程和竞赛工作实施方案。
3、负责拟报竞赛经费预算草案。
4、负责做好各参赛队报名工作。
5、负责编制发放秩序册、成绩册。
6、负责安排各参赛队的训练日程。
7、负责保持与总负责、总协调之间的信息沟通。
（十四）秘书组工作职能（负责人：唐文芳）：
1、负责配合总负责、总协调做好相应的联系工作。
2、负责制定活动礼仪规程。
3、负责制作或采购与会嘉宾的胸花、
4、负责舞台开幕式和演出调度（催场）。
5、负责运动员入场牌子的监制。
6、负责所有嘉宾（总领馆领导、各社团侨领、参加开幕式观众等）入场就位引导。并配合后勤组做好运动员的入场引导工作。
7、负责组织礼仪人员，礼仪工作期间，统一穿着自筹旗袍服装入现场。
8、负责组织竞赛拉拉队（以年轻人方队为主）。
9、负责联系和通知相关成员开会，并下发会议地址和时间。
10、负责相关文件资料的整理和存档。
11、负责配合总协调做好相关小组的沟通和协调工作。
12、 负责活动义工的招募，分配和管理
2016蒙特利尔国际龙舟赛暨龙舟文化节组委会
2016年3月27日